Bénévoles

Et tous ceux qui viendront se greffer à l’équipe !

Coordination

Responsable : Pascal

Romuald amène son échelle.

• Flèchage de Domloup (Maxime, Antonin)
• Où sont les flèches de l'année dernière (salle Caïssa, chez Pierre, ...) ?

Clés

Pascal récupère toutes les clés nécessaires le vendredi matin (sauf camion, François).

Complexe Albert Camus :

• porte extérieure
• placard sono
• grille du local de rangement du gymnase (pour stocker les pendules la nuit)

Waldeck-Rousseau :

• salle Françoise Dolto (studio vidéo)
• bibliothèque (pour brancher le wifi)
• salle Marceau (pour passer le câble jusqu’au gymnase)

Pascal demande à Josiane de fermer les portes des vestiaires.

Timing

Pascal gère le timing de la journée :

Pendant le rangement de la salle de jeux, Pascal se rend disponible auprès de Yvon et Christian pour faire les chèques des prix.

Arbitrage

Arbitres

• Yvon MARTIN (principal)
• Christian BLEUZEN
• Dominique RUHLMANN
• Anne RUHLMANN

François a pré-découpé toutes les feuilles de score, avec n° de table pré-imprimé, avec un jeu vierge en dépannage. Les feuilles de récupération des scores sont gardés sur la table de récupération des scores.

Assistance

François assiste les arbitres pour toutes les tâches annexes (récupération des scores, réglage des pendules, distribution des feuilles de score, enregistrement des scores sous Papi, ...) pour que les arbitres puissent se concentrer sur l’arbitrage proprement dit (appariements, zeitnotes, litiges, ...).

Horaires

Deux minutes avant chaque ronde, on avertit les joueurs à l’aide d’une corne de brume.

• Pascal demande à Dominique la corne de brume de Liffré.

Pas de limite pour les joueurs pour arriver à table, mais on lance les pendules à l’heure de la ronde, même si les deux joueurs ne sont pas là.

Informatique

Responsable : Romuald

• Pascal demande à Dominique sa borne Wifi
• Pascal amène un sucre RJ45 (les câbles sont au club)

Romuald installe la borne sur la connexion ADSL de la bibliothèque de Waldeck-Rousseau (attention : la  bibliothèque est désormais au RDC, il ne faudra sans doute pas passer par la salle Marceau).

2 ordinateurs (celui du club et celui de Yannis) en continu sur la table d’arbitrage, réservés aux arbitres, avec chacun une imprimante (Pascal et Romuald). En spare ceux de Romuald et Pascal.

Sur tous les ordinateurs (y compris spare), installation de la dernière version de papi et dernière base papi.

• Pascal, François, Romuald et Gilles amènent chacun un enrouleur.

Pointage

Responsable : Gilles

Le pointage a lieu dans le fumoir (entrée par la place Waldeck-Rousseau, sortie vers le gymnase).

2 postes de pointage :

• Ille-et-Vilaine (Gilles et François L.)
• Hors Ille-et-Vilaine (Stéphane et Yannis)

Pascal sépare les joueurs non pointés en 2 groupes samedi soir une fois les dernières inscriptions connues.

Le pointage se fait en ligne sur le site de Domloup directement, les arbitres auront ainsi accès à l’avancée du pointage depuis leur table. Pointage papier en parallèle pour pallier une panne réseau.

Au pointage, vérifier que les joueurs sont bien inscrits dans le bon tournoi, distribuer à chaque joueur une plaquette de la journée et inviter les joueurs à commander leur sandwiches au plus tôt.

Pierre/Laurence préparent un fond de caisse par table de pointage (montants en euros ronds).

Fermeture des portes du pointage à 9h30 précises (rappel au micro toutes les 5 minutes depuis 9h10). Pointage rapide de tous les joueurs présents dans le fumoir (avant encaissement) et signalement aux arbitres de la fin du pointage pour démarrer la ronde à 9h45.

Anne et/ou Dominique font la navette entre les arbitres principaux et le pointage. Ils transmettent les erreurs (changement de tournoi notamment) au plus tôt.

Les joueurs ayant déjà réglé ne doivent pas passer par le pointage et sont appariés directement.

Les joueurs titrés et les bénéficiaires de la carte Pass'35 doivent passer par le pointage.

Sonorisation

Responsable : Pascal

Installer la sono de la salle des fêtes (celle dans le meuble roulant), avec deux micros sur scène. 

Installer la sono mobile (celle sur charriot) dans la salle des sports avec un micro. 

• Pascal amène deux micros et un pied. 

Salle de jeu (gymnase)

Responsable : François D.

Les services techniques déposent au fumoir 15 tables et 30 bancs supplémentaires le vendredi.

Origine des jeux et pendules

La destination des jeux et pendules sur les tables sera fixée une fois connus le nombre de participants de chaque tournoi.

Pas de stylo à la BNP ni à la Communauté de Communes :

• François passe à Bureau Vallée jeudi, sinon Pascal vendredi

Chevalets imprimés par la BNP, récupérés par François mercredi (il faut les découper). François récupère également les nappes et une banderole BNP.

• Romuald imprime les panneau « réservé aux joueurs » pour délimiter l’aire de jeu, à installer sur les barrières mobiles du ping-pong.

La table de récupération des scores est installée à la sortie du gymnase (prévoir une barquette par tournoi), celles des arbitres de l’autre côté des buts de hand-ball.

Romuald a découpé les feuilles de score.

François gère l’installation et le rangement de tous les jeux et pendules.

François prend des crochets (droits) pour accrocher les banderoles dans le gymnase.

Salle convivialité (salle des fêtes)

Responsable : Carole

Décoration

Romuald a imprimé les chèques, François les a collés.

François doit récupérer 9 coupes à la communauté de communes et fait la personnalisation aux couleurs de l’open (étiquettes envoyées par Pascal).

Pascal a commandé les médailles pour les accessits des catégories jeunes, Il faudra les récupérer relais-colis à Châteaugiron (elles sont déjà gravées).

Pascal reboucle avec le maire pour les lots offerts par la mairie

l’arrêté de blocage de la circulation sur la place Waldeck-Rousseau

récupérer la signalétique de la commune (drapeaux)

Il faut récupérer les banderoles Lamotte (Bvd Magenta à Rennes) et Launay (Bvd de la TA à Rennes).

Pascal a récupéré les signalétiques des sponsors (manquent SRTP et Bourgois). Déja récupéré BNP/Paribas (nappes et banderole, Pascal), Launay et Lamotte, et la communauté de communes (banderole, François).

Romuald imprime le bandeau de remerciement des partenaires et les logos de tous les partenaires pour le panneau.

François récupère le bouquet de la 1ère féminine auprès de Stéphi fleurs et une rose pour les participantes (prévenir le samedi après-midi du nombre de joueuses).

Prévoir pour Pierre Tormos 3 tables avec nappes à carreaux et un panneau blanc derrière comme l'année dernière.

Prix

Carole gère les lots des jeunes (Playmobil).

Bouger la perf dans la liste des prix

Préciser la perf dans le règlement (cf grille Papi)

Préciser les catégories

Jeux géants en bois

Carole a choisi les jeux avec Dominique Bouin.

Pascal reboucle avec Frédéric Horvais (mairie de Domloup) pour les horaires de récupération et rendu des jeux à la maison de quartier de la Touche.

François va avec un employé municipal à la maison de quartier vendredi après-midi récupérer les jeux.

Le samedi, installation des jeux en dernier, quand tout le reste est installé.

Pascal va avec un employé municipal à la maison de quartier lundi après-midi redéposer les jeux (il faudrait une aide sur place vu sa patte en bois).

Buvette

Responsable : Emmanuelle

Les sandwiches sont à commander avant 10h30 début la ronde 2 (dès le pointage on invite les joueurs à passer le faire à la buvette).

Courses Hyper U

La boisson (pour la buvette et le pot de clôture) et la garniture des sandwiches a été commandée à Hyper U par François :

• 30 litres de jus d’orange
• 60 litres de cola
• 12 litres d’eau, 12 litres de Perrier
• 18 bouteilles de rosé et 2 bouteilles de sirop de pamplemousse (apéritif)
• 1000 gobelets
• 15 paquets de café et sucre en dosettes, tasses et touillettes jetables
• 10 barres de cake (une pour douze enfants)
• 40kg de frites surgelées
• 60 tranches de jambon, 2kg de rillettes
• 60 œufs
• Mayonnaise, ketchup

François se charge des dernières courses :

• tomates
• salade
• garniture crêpes (confiture, Nutella)
• accompagnement sandwiches (cornichons)
• thé
• serviettes
• sacs poubelle
• 20 piles (pour les pendules)
• gourmandises (haribo, mars)

Boulangerie

Carole commande 60 baguettes (pour 180 sandwiches) à la boulangerie dans la semaine et récupère les viennoiseries et les baguettes le matin (8h).

Frites

Christophe gère la friteuse et l’huile (récupération, utilisation, nettoyage et retour).

Pré-cuisson des frites dès le matin pour absorber le coup de bourre de midi.

François voit avec Christophe pour savoir où prendre les barquettes.

Installation

Le samedi, faire en sorte que la buvette soit utilisable dès le matin et que l’on ait plus qu’à lancer le café et faire les sandwiches :

• faire cuire les oeufs, les caler et les couper en rondelles,
• idem avec les tomates
• ...

Romuald imprime les tarifs et les feuilles de commande des sandwiches.

Gilles et/ou Pierre prépare le fond de caisse de la buvette, toutes les consommations sont multiples de 50cts.

François voit pour la norvégienne à café.

François achète une bouilloire (thé, pour rester au club).

Gilles et Simon amènent une cafetière (+ celle du club).

Pascal a demandé à tous les joueurs Domloupéens d’amener un gâteau :

Supports à imprimer

Les chevalets, affiches et plaquettes ont été imprimés par la BNP.

Le reste des supports est ci-dessous (se connecter et éditer l'article pour accéder aux sources).

Debriefing

Arbitrage/salle de jeu/remise des prix (Yvon)

Cadence

çà serait mieux pour les joueurs 12 mn + 3 sec/coup au lieu de 13 + 2. La perte de temps potentiel : disons 30 coups au delà de 60 soit 1 mn !!! c'est faible et gérable.

PA : remarque très partagée par les joueurs, adoptée.

Recueil des fiches de résultats et remplissage de la feuille de match (0-1 etc)

L'aide François compétent en tant qu'organisateur et arbitre s'est montrée indispensable. Mais il faut noter qu'à la fin de chaque ronde du principal il y avait un "rush" des résultats, rush absorbé par l'ajout d'une deuxième personne : Anne ou Dominique.

Renseigner les résultats dans papi puis éditer la feuille de match de la ronde suivante : aucune difficulté (mais il faut conserver un coup d'oeil rapide sur les appariements de la part de l'arbitre AF3 ou AF2).

Retardataires

Bonne réaction de bloquer la liste des joueurs de la première ronde. On saura désormais qu'il faut faire attention lors de la ré-intégration des joueurs (les joueurs en retard avaient été marqués forfait général et ont été appariés à la ronde 2 mais pas à la ronde 3). Idée de Pierre Lécuyer : avoir un bloc à côté des pc et noter toutes les actions à ne pas oublier. (J'avais le bloc sur la table, je n'ai rien noté et on était plusieurs à manipuler....). Avec Christian quand j'ai réintégré Adrien Capitaine et son copain, il m'a fallu m'y reprendre à trois fois --> l'utilisation de commandes inhabituelles nécessite de ne pas se précipiter. Une leçon très enrichissante, car toute la chaîne a montré sa réactivité ainsi que l'utilité d'avoir 11 tirages des petits papiers de résultat. Anomalie corrigée en 5 mn !!! bravo.

Récupération des scores

Une action que très peu de gens ont remarqué : Christian à la fin de chaque ronde du principal a fait la "chasse" aux résultats des retardataires. Indispensable.

Saisie dans Papi

Saisir dans papi quand on avait tous les résultats de la ronde du tournoi concerné est une très bonne chose. On a quand même fait, à bon escient, une légère entorse à ce principe : on a commencé à saisir même s'il manquait le résultat d'une table.

Timing

Si une équipe (Domloupéens + arbitres) aussi performante est reconduite l'année prochaine, on peut réduire de 15 mn la pause du déjeuner (soit 13h45 la reprise, quoique j'ai terminé mon café 13 mn avant la reprise...). Se donner un break plus important de 10 mn entre ronde 7 et 8 (reprise de la ronde 8 à 16h10 au lieu de 16h15).

Donner aux arbitres 5 mn de plus pour éditer les prix (donc 20 mn théoriques). Ceci donne un horaire identique (17h45) pour la remise des prix, mais plus facile à tenir.

PA : si on veut vraiment tenir le timing, il parait raisonnable de laisser 1/4h supplémentaire pour le rangement et l'établissement des prix. On peut également envisager de réduire les tournois à 8 rondes, avec éventuellement une légère accélération du tournoi principal.

Améliorations sur le timing après la dernière ronde

Il faut reconnaître qu'on n'a pas anticipé certains incidents. Mais çà peut s'améliorer grâce au retour d'expérience.

Recherche des scores à la dernière ronde : 3 résultats du principal qu'il a fallu rechercher --> perte de 7 mn !!! De plus Christian s'étant mis à la saisie partielle de papi n'a pas rabattu les derniers retardataires (c'est là qu'on s'aperçoit de l'efficacité de son action sur les autres rondes,... donc de son expérience). On peut aussi décider de perdre 5 mn à la recherche de ces résultats, mais au delà on force le résultat de ces matchs à 0-0 (nota : j'ai voulu les appeler au micro, mais il n'y avait plus de sono...).
Action : continuer à avoir des rabatteurs, peut-etre même deux rabatteurs pour la dernière ronde. J'ai voulu sauvegarder les fichiers papi dès l'édition des résultats (pour les 2 tournois jeunes). 
PA : Il faut effectivement mettre une ou deux personnes à la chasse des résultats de la dernière ronde. La sono mobile avait été déplacée dans la salle des fêtes car la sono fixe ne marchait pas.

Ecriture des chèques : Gilles m'a proposé de l'appeler dès qu'on est prêt. En fait je ne l'ai appelé que 2 à 3 mn après la fin de notre travail (j'avais oublié). A noter aussi que Gilles une fois appelé n'est arrivé que 2 à 3 mn plus tard. Tout cela s'ajoute.
Amélioration : après les calculs et validations des 6 premiers prix + féminine on peut quasiment appeler Gilles pour rédiger les chèques pendant qu'on continue les calculs sur les prix spécifiques.
PA : l'année prochaine Gilles aura la signature sur le chéquier ce qui facilitera les choses.

Prix de la meilleure performance : minimum 5 à 7 mn (Anne et moi d'un côté, Christian de son côté avec tableur assisté). Je pense que c'est une très bonne initiative pour un prix, mais quoiqu'on fasse çà va nous prendre 5 mn. Mais comme je l'ai précisé ci-dessus tous les chèques peuvent être rédigé durant ce temps.
PA : je l'ai recalculée de mon côté le soir et cela m'a pris exactement 1 minute : charger la grille américaine dans explorer, copier le tableau, coller sous excel, rajouter une colonne calculée comme la différence entre la colonne de la performance et celle du Elo, trier par valeur sur cette colonne (cf fichier Excel joint).

Attribution des lots des jeunes : après avoir établi la grille américaine des deux tournois de jeunes, Pascal tu as réalisé la liste des prix dans un coin : c'est une très bonne chose (car c'est long !!!) ce qui signifie qu'un des arbitres doit éditer/valider ces deux grilles, avant de se libérer pour le principal.
PA : c'est effectivement assez long. Pour simplifier la remise des prix, il faudra mettre acrrément les noms des jeunes sur les lots.

Matériels : bonne gestion du matériel par François et son équipe : installation et ramassage. Il m'a appelé après le pot pour s'assurer la redistribution de sous-jeux, sinon tout était à sa place dans les bonnes boîtes. C'est appréciable. 

Une amélioration : j'avais listé de façon détaillée les blocs de jeux à installer (et leur qualité). Je devais en parler en 3 mn avant la réunion de mercredi soir, mais en l'absence de François il y a eu un petit loupé.
Point positif : on a encore la capacité d'accepter 30 tables supplémentaires soit 250 joueurs !!! joli challenge pour 2013.
PA : cela pose la question de fond (à laquelle nous n'avons pas de réponse) : que peut-on faire de plus pour faire venir encore plus de joueurs ? N'est-on pas arrivé à un seuil critique ?