Bonjour à tous,
L’open se prépare gentiment et promet d’être un très bon cru : 100 inscrits à 48h de la clôture, et de très forts joueurs (voir ici l’article dans Ouest-France hier).
Vous trouverez ci-dessous les détails pratiques de l’organisation du week-end. Comme vous allez le voir, c’est très chargé, mais c’est ce week-end qui fait que nous pouvons toute l’année rémunérer nos animateurs et faire progresser nos jeunes. Le jeu en vaut la chandelle, alors n’hésitez pas à venir nous donner un coup de main !
Amicalement,
PA
Samedi 13h30-18h30 : préparation
Il y a pas mal de choses à faire l’après-midi si nous voulons profiter tranquillement de la soirée :
Décoration de la salle des fêtes (resp. Carole)
Flèchage de la salle dans Domloup (resp. Pierre)
Mise en place de la buvette (resp. François)
Mise en place des tables de pique-nique (resp. Jean-Louis)
Mise en place de la table d’arbitrage, de l’informatique et de la sono dans le gymnase (resp. Romuald)
Installation des tables et des jeux dans le gymnase (resp. Pierre)
Préparation de la remise des prix et de la sono dans la salle des fêtes (resp. Pascal)
Installation des jeux en bois géants (resp. Carole)
Toutes les bonnes volontés sont les bienvenues, y compris les jeunes, même si vous ne disposez que d’un créneau d’une heure. Vous pouvez également préparer des gâteaux qui seront vendus à la buvette le dimanche (l’idéal serait un gâteau par famille).
Samedi 18h30-19h : présentation des activités de l’année
Il s’agit pour le bureau de recueillir vos impressions sur les activités possibles cette année, et de décider des engagements des équipes dans les championnats (cf document)
Samedi 19h-22h30 : apéritif, pique-nique et jeux en bois
Le club offrira l’apéritif à tous les bénévoles, et chacun est invité à amener son pique-nique. Soirée ludique !
Extinction des feux à 22h30 pour que tous les joueurs aient le temps de dormir correctement...
Dimanche 8h30-9h45 : derniers préparatifs
Il faudra en particulier 2 personnes avec Pierre et Romuald pour le pointage de 8h45 à 9h15 et une avec François pour que la buvette tourne dès l’arrivée des premiers participants.
Dimanche 9h45-12h30 : rondes du matin (3)
Il faudra toujours 2 personnes au moins à la buvette, 3 ou 4 pendant les inter-rondes.
Dimanche 12h30-13h30 : pause déjeuner
Philippe Lepère (du restaurant la fine bouche à Rennes) aura besoin d’une ou deux aides pour préparer les galettes saucisses, ce sera sans doute le moment le plus chaud de la journée à la buvette avec la préparation du pot de clôture (cf ci-dessous).
Dimanche 13h30-17h10 : rondes de l’après-midi (4)
Il faudra toujours 2 personnes au moins à la buvette, 3 ou 4 pendant les inter-rondes.
Dimanche 17h10-17h30 : préparation de la remise des prix et du pot de clôture
C’est le gros coup de bourre de la journée : tout le monde (sauf les joueurs qui n’ont pas fini leur partie ;-)) sera invité à ranger les jeux en bois géants pour faire place nette dans la salle des fêtes et mettre en place des tables pour le pot de clôture. Pierre et Romuald seront chargés du rangement des jeux du gymnase (ne pas commencer tant qu’il reste des parties en cours, on demandera aux joueurs de ramener les pendules avec leur résultat à la fin de la dernière ronde).
Dimanche 17h30-18h : remise des prix et tirage de la tombola
En présence d’André Lelièvre (Maire de Domloup) et de nos partenaires. Fin de la remise des prix et tirage de la tombola au plus tard à 18h pour ne pas retarder les joueurs qui viennent de loin.
