Bénévoles

Quand ?	Quoi ?	Qui ?
PRÉPARATION
	contacter les sponsors	Pascal
	préparation du site web	Pascal
	envoyer l'annonce à la presse	Pascal
	faire l'affiche	Carole
	demander l'homologation des tournois	Pascal
	préparation de tous les supports de communication	Pascal
	envoi des supports à la BNP	Pascal
	récupération des affiches, plaquettes, chevalets, nappes, banderoles à la BNP	Pascal
	impression de la décoration	Romuald
	impression des chèques	Romuald
	collage des chèques	Gilles
	récupération des coupes et signalétique à la communauté de communes	François D.
	récupération de la signalétique à Rennes chez Lamotte (bvd Magenta) et Launay (bvd de la TA)
	récupération des coupes et trophée à la mairie	Pascal
	impression des étiquettes des coupes	Pascal
	collage des étiquettes sur les coupes	François D.
VENDREDI
14h-15h	récupération des clés et trophées à la mairie	Pascal
	courses à Metro	François D.
SAMEDI
	récupération des drapeaux à la mairie	Pascal
	récupération de la norvégienne (café) et friteuse	François D.
14h-18h	décoration de la salle des fêtes installation des jeux en bois installation de la buvette découpe tomates, oeufs, préparation café...	(6) Aymeline Patrick D.
14h-15h	fléchage de Domloup	Maxime Antonin
14h-18h	décoration du gymnase mise en place des tables et chaises mise en place des jeux et des pendules	(10) Simon Pascal D. Jean-Guy Antonin (15h) Maxime (15h) François L. (17h) Gilles (15h)
14h-18h	installation et configuration du réseau configuration des PCs et imprimantes	Romuald
14h-18h	mise en place du studio vidéo	Romuald
	préparation des lots des jeunes	(1)
18h-19h	AG Apéro de rentrée	(tous)
tard	préparer les boules papi et les listes de pointage	Pascal
DIMANCHE
7h30	ouverture des portes lancement du café	Pascal
8h	récupération des baguettes et des viennoiseries à la boulangerie	(1)
8h-8h30	démarrage de la buvette	(3) Aymeline
8h30-9h45	BUVETTE accueil des participants	(5) Jean-Yves Aymeline Emmanuelle
9h-9h30	pointage	Yannis Gilles François L. Olivier
9h-11h30	précuisson des frites	(2) Fred
11h30-13h15	cuisson des frites	(2) Fred
10h-12h	buvette préparation des sandwiches	(6) Jean-Yves Patrick LM Aymeline Emmanuelle
12h-13h30	buvette distribution du déjeuner	(6) Patrick LM Aymeline Emmanuelle Jean-Yves
14h-17h15	buvette	Aymeline Emmanuelle
17h-17h45	rangement des jeux de la salle des fêtes préparation du pot de clôture	(10) Patrick LM Sophie
17h30-17h45	rangement des jeux, chaises et tables dans le gymnase	François Jean-Yves Simon Gilles Yannis Maxime Antonin Léo Pascal D
17h45-18h	remise des prix	Pascal Gilles
18h-18h45	pot de clôture
18h45-20h	rangement du pot de clôture rangement dela moquette dans le gymnase rangement de la salle des fêtes transport du matériel au club	Jean-Yves Simon Gilles Yannis Maxime Antonin Léo Pascal D
20h	apéro et repas bénévoles
tard	mettre en ligne les résultats	Pascal
tard	envoyer les résultats à la presse	Pascal
LUNDI
	rendu des clés et drapeaux à la mairie	Pascal
FINITIONS
	rendu de la signalétique à la communauté de communes	François D.
	rendu de la signalétique chez Lamotte et Launay
	montage et mise en ligne des vidéos	Romuald

Coordination

Responsable : Pascal

Romuald amène son échelle.

Clés

Pascal récupère toutes les clés nécessaires le vendredi matin.

Complexe Albert Camus :

• porte extérieure
• placard sono
• grille du local de rangement du gymnase (pour stocker les pendules la nuit)

Waldeck-Rousseau :

• salle Françoise Dolto (studio vidéo)
• bibliothèque (pour brancher le wifi)
• salle Marceau (pour passer le câble jusqu’au gymnase)

Pascal demande à Josiane de fermer les portes des vestiaires.

Timing

Pascal gère le timing de la journée :

8h45	Accueil des premiers joueurs
9h-9h30	Pointage
9h45-10h15	Ronde 1
10h15-10h30	Pause
10h30-11h00	Ronde 2
11h00-11h15	Pause
11h15-11h45	Ronde 3
11h45-12h00	Pause
12h00-12h30	Ronde 4
12h30-13h45	Déjeuner
13h45-14h15	Ronde 5
14h15-14h30	Pause
14h30-15h00	Ronde 6
15h00-15h15	Pause
15h15-15h45	Ronde 7
15h45-16h00	Pause
16h00-16h30	Ronde 8
16h30-16h45	Pause
16h45-17h15	Ronde 9
17h15-17h45	Pause
17h45-18h00	Remise des prix
18h00	Tirage de la tombola et pot de cloture

NB : timing différent pour les féminines car 7 rondes ;-)

Pendant le rangement de la salle de jeux, Gilles se rend disponible auprès de Pascal pour faire les chèques des prix.

Arbitrage

Arbitres

• Christian BLEUZEN (principal)
• Dominique RUHLMANN
• François DIQUELOU

François a pré-découpé toutes les feuilles de score, avec n° de table pré-imprimé, avec un jeu vierge en dépannage. Les feuilles de récupération des scores sont gardés sur la table de récupération des scores.

Assistance

François gère l'assistance des arbitres (si nécessaire en recrutant) pour toutes les tâches annexes (récupération des scores, réglage des pendules, distribution des feuilles de score, ...) pour que les arbitres puissent se concentrer sur l’arbitrage proprement dit (appariements, zeitnotes, litiges, ...).

Horaires

Pas de limite pour les joueurs pour arriver à table, mais on lance les pendules à l’heure de la ronde, même si les deux joueurs ne sont pas là.

Informatique

Responsable : Romuald

• Pascal amène un sucre RJ45 (les câbles sont au club)

Romuald installe la borne sur la connexion ADSL de la bibliothèque de Waldeck-Rousseau (attention : la  bibliothèque est désormais au RDC, il ne faudra sans doute pas passer par la salle Marceau).

2 ordinateurs (celui du club et celui de Yannis) en continu sur la table d’arbitrage, réservés aux arbitres, avec chacun une imprimante (Pascal et Romuald). En spare ceux de Romuald et Pascal.

Sur tous les ordinateurs (y compris spare), installation de la dernière version de papi et dernière base papi.

• Pascal, François, Romuald et Gilles amènent chacun un enrouleur.

Pointage

Responsable : Gilles

Le pointage a lieu dans le fumoir (entrée par la place Waldeck-Rousseau, sortie vers le gymnase).

2 postes de pointage :

• Ille-et-Vilaine (Gilles et Yannis)
• Hors Ille-et-Vilaine (Olivier et François L.)

Pascal sépare les joueurs non pointés en 2 groupes samedi soir une fois les dernières inscriptions connues et prépare les listes de pointage.

Au pointage, vérifier que les joueurs sont bien inscrits et inviter les joueurs à commander leur sandwiches au plus tôt.

Gilles prépare un fond de caisse par table de pointage (montants en euros ronds).

Fermeture des portes du pointage à 9h30 précises (rappel au micro toutes les 5 minutes depuis 9h10). Pointage rapide de tous les joueurs présents dans le fumoir (avant encaissement) et signalement aux arbitres de la fin du pointage pour démarrer la ronde à 9h45.

François fait la liaison entre les arbitres et le pointage. Ils transmet les erreurs (changement de tournoi notamment) au plus tôt. Note : aucun changement de tournoi sans accord de Pascal, important car erreurs dans le passé.

Les joueurs ayant déjà réglé ne doivent pas passer par le pointage et sont appariés directement.

Les joueurs titrés et les joueuses (invitées) doivent passer par le pointage.

Sonorisation

Responsable : Pascal

Installer la sono de la salle des fêtes (celle dans le meuble roulant), avec deux micros sur scène. 

Installer la sono mobile (celle sur charriot) dans la salle des sports avec un micro. 

• Pascal amène deux micros et un pied. 

Salle de jeu (gymnase)

Responsable : Simon

Les services techniques déposent au fumoir 15 tables et 30 bancs supplémentaires le vendredi.

Origine des jeux et pendules

Club	Jeux	Pendules	Contact
Guichen	30	21 + 8 méca	Yvon Martin
CD35	35 plombés + 20 plastiques	35 DGT + rabe	Yvon Martin
Domloup	25 (16 bois, 9 souples)	32 : 7 DGT 2000 + 15 DGT XL +  10 DGT 2010
Liffré	12 bois	20 (12 DGT XL + 8 DGT 2000)	Dominique Ruhlmann
Betton	8 bois	8 DGT XL	Hervé Huard
Total	122	116

Les vieux plateaux bois (10) sont pour la salle d'analyse.

La destination des jeux et pendules sur les tables sera fixée une fois connus le nombre de participants de chaque tournoi.

Carole a demandé des stylos à Ouest-France.

Romuald imprime les panneau « réservé aux joueurs » pour délimiter l’aire de jeu, à installer sur les barrières mobiles du ping-pong.

La table de récupération des scores est installée à la sortie du gymnase (prévoir une barquette par tournoi), celles des arbitres de l’autre côté des buts de hand-ball.

Simon gère l’installation et le rangement de tous les jeux et pendules.

François prend des crochets (droits) pour accrocher les banderoles dans le gymnase.

Simon installe les chevalets dimanche matin.

Salle convivialité (salle des fêtes)

Responsable : Pascal

Décoration

Romuald a imprimé les chèques, Gilles les colle.

François a récupéré 9 coupes et une banderole à la communauté de communes, Pas un trophée et deux coupes à la mairie, François fait la personnalisation aux couleurs de l’open (étiquettes envoyées par Pascal).

Pascal récupère l’arrêté de blocage de la circulation sur la place Waldeck-Rousseau et la signalétique de la commune (drapeaux)

Il faut récupérer les banderoles Lamotte (Bvd Magenta à Rennes) et Launay (Bvd de la TA à Rennes).

Romuald imprime le bandeau de remerciement des partenaires et les logos de tous les partenaires pour le panneau.

Bettina s'occupe des fleurs du tournoi principal.

Buvette

Responsables : Emmanuelle et Aymeline

Les sandwiches sont à commander avant 10h30 début la ronde 2 (dès le pointage on invite les joueurs à passer le faire à la buvette).

Courses Metro

Les courses sont faites par François (ajuster cette liste avec les quantités commandées cette année et indiquer les restes pour l'année prochaine) :

• 30 litres de jus d’orange
• 60 litres de cola
• 12 litres d’eau, 12 litres de Perrier
• 18 bouteilles de rosé et 2 bouteilles de sirop de pamplemousse (apéritif)
• 1000 gobelets
• 15 paquets de café et sucre en dosettes, tasses et touillettes jetables
• 10 barres de cake (une pour douze enfants)
• 40kg de frites surgelées
• 60 tranches de jambon, 2kg de rillettes
• 60 œufs
• Mayonnaise, ketchup
• tomates
• salade
• garniture crêpes (confiture, Nutella)
• accompagnement sandwiches (cornichons)
• thé
• serviettes
• sacs poubelle
• 20 piles (pour les pendules)
• gourmandises (haribo, mars)

Boulangerie

Pascal commande 90 baguettes (pour 180 sandwiches) à la boulangerie dans la semaine. Simon récupère les viennoiseries et les baguettes le matin (8h).

Frites

Fred gère la friteuse et l’huile (récupération, utilisation, nettoyage et retour).

Pré-cuisson des frites dès le matin pour absorber le coup de bourre de midi.

Installation

Le samedi, faire en sorte que la buvette soit utilisable dès le matin et que l’on ait plus qu’à lancer le café et faire les sandwiches :

• faire cuire les oeufs, les caler et les couper en rondelles,
• idem avec les tomates
• ...

Romuald imprime les tarifs et les feuilles de commande des sandwiches.

Gilles prépare le fond de caisse de la buvette, toutes les consommations sont multiples de 50cts.

François voit pour la norvégienne à café.

François achète une bouilloire (thé, pour rester au club).

Gilles, Emmanuelle et Simon amènent une cafetière (+ celle du club).

François, Gilles et Simon amènent une thermos.

Pascal a demandé à tous les joueurs Domloupéens d’amener un gâteau :

Qui ?	Quoi ?

Supports à imprimer

Les chevalets, affiches et plaquettes ont été imprimés par la BNP.

Le reste des supports est ci-dessous (se connecter et éditer l'article pour accéder aux sources).