Bénévoles

NB : Stéphane S équipier volant sur la journée.

Quand ?	Quoi ?	Qui ?
PRÉPARATION
	contacter les sponsors	Pascal A Carole
	préparation du site web	Pascal A
	envoyer l'annonce à la presse	Pascal A
	faire l'affiche	Romuald
	demander l'homologation des tournois	Pascal A
	préparation de tous les supports de communication	Pascal A
	impression de la décoration	Romuald
	impression des chèques	Romuald
	collage des chèques	Gilles
	récupération des coupes et signalétique à la communauté de communes	François D.
	récupération des Playmobil	Carole
	récupération de la signalétique à Rennes chez Lamotte (bvd Magenta) et Launay (bvd de la TA)
	récupération des coupes et trophée à la mairie	Pascal A
	impression des étiquettes des coupes	Pascal A
	collage des étiquettes sur les coupes	François D.
	demander des viennoiseries à la boulangerie et commander les baguettes	Pascal A
	demander aux clubs jeux et pendules	Pascal A
	réserver les jeux en bois (Bain de Bretagne)	Emmanuelle
VENDREDI
14h-15h	récupération des clés et trophées à la mairie	Pascal A
	courses à Metro	François D.
SAMEDI
	récupérer les jeux en bois (Bain de Bretagne)
	récupération des drapeaux à la mairie	Pascal A
	récupération de la norvégienne (café) et friteuse	François D.
14h-18h	décoration de la salle des fêtes installation des jeux en bois installation de la buvette découpe tomates, oeufs, préparation café...	(8) François D Guillaume Didier Pascal D Jean-Guy
14h-15h	fléchage de Domloup	Maxime Antonin
14h-18h	décoration du gymnase mise en place des tables et chaises mise en place des jeux et des pendules	(10) Simon Stéphane S Vincent Erwan Pascal P Mathieu François L (16h)
14h-18h	installation et configuration du réseau configuration des PCs et imprimantes	Romuald
14h-18h	mise en place du studio vidéo ?	Romuald
	préparation des lots des jeunes	(2)
18h-19h	Apéro et briefing	(tous)
plus tard	préparer les boules papi et les listes de pointage	Pascal A
DIMANCHE
en continu...	Photos dans tous les sens	Carole
7h30	ouverture des portes installation des barrières en haut de la place Waldeck-Rousseau lancement du café	Pascal A
8h	récupération des baguettes et des viennoiseries à la boulangerie	(1)
8h-8h30	démarrage de la buvette	Morgane Erwan Jean-Yves
8h30-9h45	BUVETTE accueil des participants	Morgane Jean-Yves Christine Pascal F
9h-9h30	pointage	Gilles Stéphane S François L Yannis
9h-11h30	précuisson des frites	Didier François
11h30-13h15	cuisson des frites	Didier François
10h-12h	buvette préparation des sandwiches	(6) Pascal P Laurence P Alexis Christine Eric
12h-13h30	buvette distribution du déjeuner	(6) Pascal P Christine Eric Pascal F
14h-17h15	buvette	Morgane
17h-17h45	rangement des jeux de la salle des fêtes préparation du pot de clôture	(10) Stéphane S Pascal P Alexis Astrid Jean-Guy
17h30-17h45	rangement des jeux, chaises et tables dans le gymnase	Vincent Erwan Guillaume Pascal F Pascal D Jean-Guy
17h45-18h	remise des prix	Pascal A Gilles
18h-18h45	pot de clôture
18h45-20h	rangement du pot de clôture rangement dela moquette dans le gymnase rangement de la salle des fêtes transport du matériel au club	(10) Stéphane S Pascal F Jean-Guy Pascal D
20h	apéro et repas bénévoles	(tous)
tard	mettre en ligne les résultats	Pascal A
tard	envoyer les résultats à la presse	Pascal A
LUNDI
	rendu des jeux en bois
	rendu des clés et drapeaux à la mairie	Pascal A
FINITIONS
	rendu de la signalétique à la communauté de communes	François D.
	rendu de la signalétique chez Lamotte et Launay
	montage et mise en ligne des vidéos	Romuald

Coordination

Responsable : Pascal A

Romuald amène son échelle.

Clés

Pascal récupère toutes les clés nécessaires le vendredi matin.

Complexe Albert Camus :

• porte extérieure
• placard sono
• grille du local de rangement du gymnase (pour stocker les pendules la nuit)

Waldeck-Rousseau :

• salle Françoise Dolto (studio vidéo)
• bibliothèque (pour brancher le wifi)
• salle Marceau (pour passer le câble jusqu’au gymnase)

Pascal demande à Josiane de fermer les portes des vestiaires.

Timing

Pascal gère le timing de la journée :

8h30	Accueil des premiers joueurs
9h-9h30	Pointage
9h45-10h15	Ronde 1
10h15-10h30	Pause
10h30-11h00	Ronde 2
11h00-11h15	Pause
11h15-11h45	Ronde 3
11h45-12h00	Pause
12h00-12h30	Ronde 4
12h30-13h45	Déjeuner
13h30-14h00	Ronde 5
14h00-14h15	Pause
14h15-14h45	Ronde 6
14h45-15h00	Pause
15h00-15h30	Ronde 7
15h30-15h45	Pause
15h45-16h15	Ronde 8
16h15-16h30	Pause
16h30-17h00	Ronde 9
17h00-17h45	Pause
17h45-18h00	Remise des prix
18h00	Pot de clôture

Pendant le rangement de la salle de jeux, Gilles se rend disponible auprès de Pascal pour faire les chèques des prix.

Arbitrage

Arbitres

• Yvon MARTIN (principal)
• Dominique et Anne RUHLMANN (jeunes)
• Pascal AUBRY

François a pré-découpé toutes les feuilles de score, avec n° de table pré-imprimé, avec un jeu vierge en dépannage. Les feuilles de récupération des scores sont gardés sur la table de récupération des scores.

Assistance

Stéphane(s) gèrent l'assistance des arbitres (si nécessaire en recrutant) pour toutes les tâches annexes (récupération des scores, réglage des pendules, distribution des feuilles de score, ...) pour que les arbitres puissent se concentrer sur l’arbitrage proprement dit (appariements, zeitnots, litiges, ...).

Gilles et Simon (chacun un ordinateur, une imprimante installée par Romuald) sont chargés de toute la saisie des résultats, sortie des appariements (contrôle des arbitres si nécessaire). Pascal en renfort si nécessaire pour ménager des pauses.

Horaires

Pas de limite pour les joueurs pour arriver à table, mais on lance les pendules à l’heure de la ronde, même si les deux joueurs ne sont pas là.

Informatique

Responsable : Romuald

Romuald installe les bornes Wifi sur la connexion ADSL de la bibliothèque de Waldeck-Rousseau.

Voir quels ordinateurs.

L'année dernière : 2 ordinateurs (celui du club et celui de Yannis) en continu sur la table d’arbitrage, réservés aux arbitres, avec chacun une imprimante (Pascal et Romuald). En spare ceux de Romuald et Pascal.

Sur tous les ordinateurs (y compris spare), installation de la dernière version de papi et dernière base papi.

• Pascal, François, Romuald et Gilles amènent chacun un enrouleur.

Pointage

Responsable : Gilles

Le pointage a lieu dans le fumoir (entrée par la place Waldeck-Rousseau, sortie vers le gymnase).

2 postes de pointage :

• Ille-et-Vilaine (Gilles et Yannis)
• Hors Ille-et-Vilaine (Olivier et François L.)

Pascal sépare les joueurs non pointés en 2 groupes samedi soir une fois les dernières inscriptions connues et prépare les listes de pointage.

Au pointage, vérifier que les joueurs sont bien inscrits et inviter les joueurs à commander leur sandwiches au plus tôt.

Gilles prépare un fond de caisse par table de pointage (montants en euros ronds).

Fermeture des portes du pointage à 9h30 précises (rappel au micro toutes les 5 minutes depuis 9h10). Pointage rapide de tous les joueurs présents dans le fumoir (avant encaissement) et signalement aux arbitres de la fin du pointage pour démarrer la ronde à 9h45.

François fait la liaison entre les arbitres et le pointage. Ils transmet les erreurs (changement de tournoi notamment) au plus tôt. Note : aucun changement de tournoi sans accord de Pascal, important car erreurs dans le passé.

Les joueurs ayant déjà réglé ne doivent pas passer par le pointage et sont appariés directement.

Les joueurs titrés et les joueurs invités doivent passer par le pointage.

Sonorisation

Responsable : Pascal

Installer la sono de la salle des fêtes (celle dans le meuble roulant), avec deux micros sur scène. 

Installer la sono mobile (celle sur charriot) dans la salle des sports avec un micro. 

• Pascal amène deux micros et un pied (un micro sans fil). 

Salle de jeu (gymnase)

Responsable : Simon

Les services techniques déposent au fumoir 15 tables et 30 bancs supplémentaires le vendredi.

Origine des jeux et pendules

Pascal reboucle avec tous les clubs (en gras ce qui a été confirmé).

Club	Jeux	Pendules	Contact
Guichen	16 souples	24 : 16 DGT 2000 + 8 méca	Yvon Martin
CD35	43 souples	43 : 23 DGT XL + 11 DGT 2000 + 9 DGT 2000	Hervé HUARD
Domloup	36 bois + rabe	32 : 7 DGT 2000 + 15 DGT XL +  10 DGT 2010
Liffré	24 : 12 bois + 12 plastiques	34 (12 DGT XL + 22 Easy)	Anne Ruhlmann
Betton	8 bois	18 : 8 DGT XL + 10 KO	Hervé Huard
Total	139 + rabe	151

En spare une quinzaine de vieux jeux au club.

A faire (Pascal) : marquer les jeux neufs du club !

La destination des jeux et pendules sur les tables sera fixée une fois connus le nombre de participants de chaque tournoi.

François a demandé des stylos à la Com Com.

La table de récupération des scores est installée à côté des arbitres (prévoir une barquette par tournoi).

Simon gère l’installation et le rangement de tous les jeux et pendules.

François prend des crochets (droits) pour accrocher les banderoles dans le gymnase.

Simon installe les chevalets dimanche matin.

Salle convivialité (salle des fêtes)

Responsable : Emmanuelle

Décoration

Romuald a imprimé les chèques, Gilles les colle.

François a récupéré des coupes et une banderole à la communauté de communes, Plus un trophée et deux coupes à la mairie, François fait la personnalisation aux couleurs de l’open (étiquettes envoyées par Pascal).

Il faut récupérer les banderoles Lamotte (Bvd Magenta à Rennes) et Launay (Bvd de la TA à Rennes).

Romuald imprime le bandeau de remerciement des partenaires et les logos de tous les partenaires pour le panneau.

Buvette

Les sandwiches sont à commander avant 10h30 début la ronde 2 (dès le pointage on invite les joueurs à passer le faire à la buvette).

Courses Metro

Les courses sont faites par François (ajuster cette liste avec les quantités commandées cette année et indiquer les restes pour l'année prochaine) :

• 30 litres de jus d’orange
• 60 litres de cola
• 12 litres d’eau, 12 litres de Perrier
• 18 bouteilles de rosé et 2 bouteilles de sirop de pamplemousse (apéritif)
• 1000 gobelets
• 15 paquets de café et sucre en dosettes, tasses et touillettes jetables
• 10 barres de cake (une pour douze enfants)
• 40kg de frites surgelées
• 60 tranches de jambon, 2kg de rillettes
• 60 œufs
• Mayonnaise, ketchup
• tomates
• salade
• garniture crêpes (confiture, Nutella)
• accompagnement sandwiches (cornichons)
• thé
• serviettes
• sacs poubelle
• 20 piles (pour les pendules)
• gourmandises (haribo, mars)

Boulangerie

X commande 90 baguettes (pour 180 sandwiches) à la boulangerie dans la semaine. X récupère les viennoiseries et les baguettes le matin (8h).

Frites

Fred gère la friteuse et l’huile (récupération, utilisation, nettoyage et retour).

Pré-cuisson des frites dès le matin pour absorber le coup de bourre de midi.

Installation

Le samedi, faire en sorte que la buvette soit utilisable dès le matin et que l’on ait plus qu’à lancer le café et faire les sandwiches :

• faire cuire les oeufs, les caler et les couper en rondelles,
• idem avec les tomates
• ...

Romuald imprime les tarifs et les feuilles de commande des sandwiches.

Gilles prépare le fond de caisse de la buvette, toutes les consommations sont multiples de 50cts.

François voit pour la norvégienne à café.

Ramener la bouilloire du club et les deux cafetières.

Pascal a demandé à tous les joueurs Domloupéens d’amener un gâteau.