Fréquentation

181 joueurs inscrits, 176 présents (111P + 25J + 40PP). 30 joueurs de plus que l’année passée malgré la concurrence le même jour de Saint-Lô (47P + 15J), La Flèche (66P + 37J) et Angers (34P).

Pour favoriser les féminines, peut-être penser à leur faire une réduction (demi-tarif).

Pointage

Le système envisagé pour le pointage (pointage des joueurs en ligne sur le site de Domloup, consultable en temps-réel par les arbitres) n’a pas fonctionné à cause d’un problème de wifi (malgré Pascal et Romuald dont c’est le métier et qui avaient testé la solution la veille jusque très tard). Heureusement les traces papiers ont suffi et un retard de « seulement » 20 minutes a été enregistré pour le démarrage de la première ronde.

L’important est de bien faire les feuilles de pointage, facile à partir d’un copier coller sous excel de la liste des inscrits triée par club de l’interface web. La séparation en trois postes de pointage (35, BRE, FRA) s’est révélée pertinente.

Préparer pour chaque table de pointage un listing supplémentaire pour faire signer des attestations aux joueurs qui n’ont pas encore repris leur licence pour la saison en cours.

Tous les joueurs qui avaient réglé leur inscription à l’avance ont été appariés sans passer par le pointage, et étaient tous présents (ce qui montre qu’il faut reconduire cette formule).

Enregistrement des scores

Là aussi l’informatique a fait défaut : le mode de pointage prévu (saisie des scores sur une table indépendante de celle des arbitres puis transmission des fichiers papi modifiés via un partage réseau) n’a pas fonctionné. Il en est résulté un retard de 10 minutes supplémentaires par rapport à l’horaire prévu pour le démarrage de la 2ème ronde (soit 30 minutes en tout). Et une fébrilité montante des arbitres et des organisateurs... heureusement la bonne solution a été trouvée dès la 2ème ronde :

• deux bénévoles (en l’occurrence Romuald et François) à la saisie des scores directement sur les machines des arbitres (sauvegarde à chaque ronde pour garder un backup au cas où).
• un autre (une en fait, Nathalie) devant qui intercepte les joueurs avant leur arrivée à la table d’arbitres et récupère les résultats papier
• en fin de ronde, avant le tirage des appariements, contrôle par les arbitres à partir des feuilles de scores triées par tournoi et par table des résultats saisis par les bénévoles.

Bravo à Jean-Baka et Michel d’avoir accepté dans le feu de l’action cette méthode car beaucoup d’arbitres n’auraient pas accepté que d’autres qu’eux modifient les fichiers papi. L’expérience a pourtant montré que cette méthode est la seule qui tient la route à cette échelle d’open.

Arbitrage

Rien à dire de spécial, l’organisation adoptée a permis aux deux arbitres principaux et aux deux arbitres stagiaires jeunes d’être libérés au mieux pour leur coeur de métier (gestion des litiges, problèmes de pendules, ...)

Comme à l’habitude, présence apaisante des arbitres et pas de problème notoire à signaler dans la salle de jeux. Il a seulement fallu demander à des parents un peu trop présents autour des tables de leurs enfants de les laisser respirer un peu.

Pour un tournoi à 200 joueurs, il faudra peut-être passer à trois arbitres officiels, et autant de bénévoles pour la récupération et la saisie des scores.

Informatique

Pour la table des arbitres, prévoir uniquement du filaire pour partager l’imprimante.

Planning

Les 30 minutes de retard avant le démarrage de la 2ème ronde ont été rattrapés petit à petit de la manière suivante :

• 5 minutes avant les rondes 3 et 4
• 5 minutes en fin de ronde 4 (qui n’a duré que 25 minutes au lieu des 30 minutes maximum),
• 15 minutes sur la pause déjeuner, qui a été réduite de 1h15 à 1h (personne ne s’en est plaint).

Les rondes de l’après-midi ont eu lieu exactement aux horaires prévus.

La préparation de la remise des prix a duré 35 minutes au lieu des 30 minutes prévues, notamment à cause de la rédaction des chèques au système Hort, ce qui a décalé d’autant la remise des prix (de 17h45 à 17h50, mais le beau temps aidant, tout le monde devisait gentiment dehors et il a fallu réunir tout le monde dans la salle.

Cadence

Le Fischer (13 + 2) sur le tournoi principal a permis d’avoir un peu de spectacle sur quelques finales très disputées, appréciées des joueurs de blitz.

Le nombre de rondes (9 à la place de 7) a été très apprécié des forts joueurs, qui peuvent se permettre de mieux gérer leur tournoi. Plus de réserve en revanche pour les petits, pour qui la journée est assez longue.

Tombola

Stand de Pierre Tormos très impressionnant, tirage fait par papi sur une concaténation des trois fichiers papi des tournois (cela oblige la veille lors de la création des fichiers papi des tournois à créer en même temps le fichier papi global pour le tirage de la tombola, et à penser à retirer les absents si besoin).

Remise des prix

Nous n’avions pas prévu assez d’enveloppes pour ne pas donner les chèques brut de fonderie.

Encore 5 minutes de perdues malgré des remerciements et des discours très courts, le pôt de clôture a commencé à 18h10 (au lieu de 18h).

La remise des prix doit être prévue pour durer 20 minutes et non 15, pour avoir le temps de remercier tous les partenaires et remettre les prix sans être trop speed quand même.

Nous avons manqué de lots pour le tournoi jeunes puisqu’il a fallu privilégier les jeunes des autres clubs et du coup "C pô juste !" et les pupilles auraient sans doute apprécié d’avoir droit aux Playmobil aussi...

L’année dernière, le pot de clôture avait eu lieu dans la salle des fêtes, c’est-à-dire au même endroit que la remise des prix, ce qui fait que les bénévoles avaient pu servir l’apéritif pendant la remise des prix. Cette année nous avions fait l’apéritif dehors pour profiter du beau temps, mais il a fallu servir l’apéritif après la remise des prix. Pas très grave, mais on peut peut-être penser en cas de beau temps à une remise des prix à l’extérieur, en ayant sorti la sono du gymnase pendant la préparation de la remise des prix.

Jeux en bois

Encore signalés comme une énorme plus-value pour les jeunes et les moins jeunes.

Sono

Prévoir une enceinte au fond du gymnase, ou si pas assez de fil mettre la sono au milieu du gymnase.

Vidéo

Attention à ne pas trop charger Romuald sur d’autres tâches car il a manqué de temps pour la réalisation cette année.

Buvette

Nos provisions pour la buvette ont été très très juste :

• 30 litres de jus d’orange
• 40 litres de cola
• 12 litres d’eau, 20 litres de Perrier
• 18 bouteilles de rosé et 2 bouteilles de sirop de pamplemousse (apéritif)
• 10 paquets de café et sucre en dosettes, tasses et touillettes jetables
• 30kg de frites surgelées
• De la charcuterie pour les sandwiches (jambon, pâté, rillettes, saucisson)

Tout est y passé et nous avons failli manquer...

Les petits prix à la buvette ont été très appréciés (50cts les boissons et confiseries, 1€ les frites, 3€ les sandwiches américains et charcuterie). Les sandwiches américains ont été les plus demandés, et nous avons manqué d’oeufs et de tomates pour en refaire d’autres.

Au Hit-Parade de la buvette, on retrouve en première place 34 Américains, suivis 22 Jambons et 13 Rillettes. Le pâté fait pâle figure avec son sandwiche orphelin !

Les joueurs du tournoi ont bien joué le jeu en amenant des gâteaux pour la buvette.

Les frites ont été très appréciées, il faut tout pré-cuire dès le matin. Penser à donner la pièce à Christophe pour laver la friteuse.

Vendu très peu de sandwiches charcuterie, il vaut mieux rester sur les américains seulement, en prévoyant du thon pour les gens qui ne mangent pas de porc.

Pique-nique

Nous avons manqué de tables dehors (10 tables et 20 bancs avaient été descendus du sous-sol de l’école).

Pour 200 joueurs, il faudra au moins 20 tables et 30 bancs (les tables utilisées hors pique-nique ne nécessitent pas de bancs. Attention également au nombre de chaises, la salle des fêtes en dispose de 200 et non 300 comme espéré, et on ne peut pas mettre de banc dans le gymnase (bruit). Il faudra peut-être demander des chaises orange supplémentaires.

L’année passée, les invités avaient une table à eux avec des plats préparés. Cette année, les invités passaient chercher leurs sandwiches et desserts à la buvette ; la formule était sans doute moins conviviale, en tout cas moins propice aux échanges.